従来の紙の契約書で必要となる費用（用紙代・印刷費、複数ページの契約書の場合は製本や各ページへの割印などの作業コスト、押印手続きのための送料・交通費、契約後の保管スペースなど）が電子契約では不要になります。また、印紙税の削減効果も大きく、印紙税は印紙税法で定められた文書に対してかかる税金で、領収書や請負に関する契約書といった身近な文書も対象になります。電子契約で用いる契約に関する情報をまとめた電子データは印紙税法でいう「文書」に該当しないため、電子契約では印紙税を支払う義務はありません。

図3　電子契約利用によるコスト削減効果

出所：GMOグローバルサイン・ホールディングス（株）提供資料よりみずほリサーチ&テクノロジーズ作成

電子契約ではすべての情報を電子データでやり取りできるため、紙の文書に比べて契約に関する作業時間の削減効果が期待できます。決裁手続きでは、紙の書類を準備して決裁権者一人ひとりに順番に確認してもらうのは非効率で時間を要するのですが、電子データであれば、いつでも必要な人が情報を確認、決裁できるため手続きのスピードアップが見込めます。また、管理上のメリットとして、紙の契約書の場合、一旦保管スペースに移してしまうと後になって目的の書類を探すときに手間を要するのですが、電子データであれば、サーバー等に保管することで必要な情報を簡単に検索できます。

契約書という事業上重要な情報を電子データとして管理することで、情報へのアクセスを管理、監視することが容易にできます。電子データへのアクセス権限を適切に管理し、必要な人だけが情報を確認できるようにすることは機密保持の重要なステップです。電子契約サービスの中には、自社のワークフローを設定して社内承認を経た上で相手側に署名依頼を送付する機能を持つものもあり、誰が、いつ、どのような改変を加えたかを電子データに記録することで、社内での取り扱いを透明化し、情報が適切に管理されていることを検証できます。

電子署名には、電子メール認証により、本人性を担保する「契約印タイプ」と電子認証局が厳格に本人確認した電子証明書で本人性を担保する「実印タイプ」の2種類があり、契約の性質や、本人確認の必要レベル、契約相手の負担等に応じて署名タイプを選ぶことが重要です。自社は実印タイプで内部統制を守った署名をし、相手側には負担の少ない電子メール認証による署名(契約印タイプ)で契約してもらうハイブリッド署名を可能にしているサービスもあります。また、PCだけでなくスマートフォンにも対応していれば、より機動的な契約手続きが実現します。その他、電子契約ができることだけでなく、ワークフロー設定など電子データの取扱い（閲覧、改変、送信）に関する機能の有無も重要な確認ポイントです。

表1 電子署名の種類

＊1立会人型･･･電子契約システムでメール認証などを行い、サービス事業者の電子証明書で署名
＊2当事者型･･･電子認証局により本人確認・発行された、署名者本人の電子証明書により署名

事業で扱う重要な文書の保管方法は各種法令によって定められており、電子データの保管に関しては電子帳簿保存法という法律があります。文書を適切に保管できていない場合、青色申告承認の取り消しや追徴課税といったペナルティにつながる恐れもあります。さまざまな種類の文書に対して各種法令の規定をそれぞれ確認することは困難なので、文書に応じて適切な管理をサポートしてくれる電子契約サービスの有用性は高いと言えます。

電子契約サービスを最大限活用するためには、電子契約に関する知識が豊富なスタッフによるサポートが受けられるかどうかも重要なポイントです。契約に関しては自分達だけでなく相手企業もいますので、相手企業に対するサポート対応まで可能かどうかもポイントになります。企業ごとに業務課題や運用体制（電子契約に詳しい人材等）は異なり、電子契約を導入する際に気を付けるポイントも異なりますので、実態に応じたアドバイスを提供してもらえる事業者を選択することで、企業負担を軽減しながら電子契約のメリットを享受できます。

電子契約サービスは固定料金(月額基本料)＋従量料金(送信料、ID数)で構成されているものが多いので、必要な機能を追加するオプションや契約件数、ID数に応じた従量制料金設定などを考慮し、自社のニーズに合った電子契約サービスを選択することが肝心です。概算費用を自社の送信数(契約件数)や利用する社員数をもとに把握したり、すべての機能が必要なのか考慮することが大切です。