伊予銀行、Systemaflow NEOの導入で業務プロセスの改善を実現、お客さま接点拡大へ

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明治11年に創業し、瀬戸内圏内を中心とした金融グループとして今年で創業139年を迎える株式会社伊予銀行。「『思いっきり応援します！』地域の未来を」をスローガンに、瀬戸内圏域で最も支持される金融グループを目指している。

同行は、中期経営計画で「新たな成長戦略への挑戦」「経営資源の最適化」の２点を基本方針として掲げており、その中の一つとして「業務プロセスの改善」「生産性向上」をテーマに取り組んでいる。そのため2017年4月より、みずほ情報総研の提供する高度稟議管理ソリューション「Systemaflow NEO」を活用した取り組みを開始した。今回、同行総合企画部の事業戦略室で室長を務める秋本哲氏に導入とその背景、効果について伺った。

本部内の作業効率化を目指して

伊予銀行総合企画部
事業戦略室
室長　秋本哲氏

「業務プロセス改善、生産性向上のテーマにあたり、営業店はもちろんのこと、本部内業務効率化の推進も重要と考えました。特に従来、本部では報告文書や稟議書を紙で回覧していましたが、ここに課題を感じていました。具体的には、紙の回覧では、内容を一人ずつ確認していくことしかできず、回覧・決裁までに時間がかかってしまうこと、本部内文書の回覧部署は複数にわたることが多く回覧状況が把握できないことの2点です。また回覧時には毎回コピーをとり、状況把握には都度関係部署に確認を取るなど付帯作業にも多くの時間が取られていました」と、秋本氏は語る。「この本部内の紙による文書回覧をシステム化することで、回覧スピードの向上、状況把握が可能になります。またペーパーレス化の実現により、印刷・紙保管に関わるコスト削減、紛失リスク回避にも繋がると考え、システム化検討に着手しました」と導入に至る経緯を語った。

複雑な回覧フローへの柔軟な対応と過去実績からの信頼感

システム化を検討するにあたり、「従来の稟議書および報告文書に関する並行回覧や柔軟な承認プロセスの実現など、当社のコアニーズを満たし、かつ、迅速に導入する事がポイントでした」と秋本氏は語る。

そんな折り、みずほ情報総研から「Systemaflow NEO」の提案があり具体的に検討を進めることになった。「みずほ情報総研の『Systemaflow NEO』は、複数の部署にまたがっている複雑な回覧ルート設定、閲覧権限の設定など、銀行の本部内報告文書、稟議の運用を実現するための要件を満たしており、当行の課題を解決できるシステムでした。またみずほ銀行での導入実績に裏付けされたことも安心感があり、導入を決定しました」と秋本氏はSystemaflow NEOの導入を決めた当時を振り返る。

ゆとりをもった確認ができるという声も。稟議にかかる時間とコスト減少を実感

2017年4月に「Systemaflow NEO」が稼動を開始したが、行員からの反応はどのようなものなのだろうか。

「『Systemaflow NEO』の特徴の1つに、帳簿添付型というものがあります。従来WordやExcelで作成していたものをそのまま画面に添付するだけで、あとはシステム上で文書を回覧すれば良い仕組みになっています。そのため、システムの操作に慣れてしまえばスムーズに運用が定着化するのではないかと思っています。これまでは稟議を起案した後、関係部へ展開するためにコピーをとり、行内メール便で送っていました。そのため差し戻しが発生した際は本部各部を走り回る必要があり、時間もコストもかかっていました。それがシステム上で全て完結できるようになったのは非常に助かります。」さらに「決裁後の文書もシステム上で検索できるため、文書を綴りこみ、キャビネットに保管するといった作業が無くなったのも大きいです。こうした小さな作業が減るだけで、行員が業務に注力する時間がとれます」と決裁後のコスト削減にも期待がかかる。

「決裁権限者からは、今後回覧されてくる文書をシステム上で事前に確認できるので、ゆとりをもって稟議・報告内容を確認できるようになった、との声も聞こえてきています。」と秋本氏。行員の作業時間・コスト削減だけではなく、決裁権限者の心理的なゆとりにも影響が現れているようだ。

「近いうちに決裁までのスピードアップや、過去の稟議・報告書を再活用できるようになるなどの効率化効果を本部全体で実感していくだろうと考えています。」

お客さまとの接点拡大に、より重きをおくために

（左）伊予銀行総合企画部　嶋村さん

同行では今後も業務効率化、生産性向上に向けた取り組みを推進させていく。「『Systemaflow NEO』を導入したことで、本部内報告書、稟議書等に関するコピー負担や回覧状況把握の負担は軽減されていくと考えています。お客さまとの接点拡大のための業務に重きをおくために、今後も本部・営業店のより一層の事務見直しを検討しており、みずほ情報総研には、その銀行業務知見を活かした提案や支援を期待したいと思っています。」と話してくれた。

業務プロセスの改善の先に常にお客さまを見据え、更にお客さまの業務に注力していきたいという姿勢が強く感じられる。地域の未来のためにお客さまを「思いっきり応援」し、瀬戸内圏域で最も支持される金融サービスグループを目指す同行の取り組みは続く。

*この記事は、2017年7月の取材をもとに作成したものです。